Aceasta este povestea despre cum un magazin local și online de prăjire a cafelei a reușit să depășească mai multe provocări operaționale complexe. De la captarea feedback-ului clienților în timp real și gestionarea sarcinilor operaționale complexe, până la procesarea volumelor crescânde de comenzi – procesele manuale în creștere începeau să le afecteze eficiența și relațiile cu clienții. În acest articol, vom examina cum și ce soluții de automatizare au fost folosite pentru a îmbina valorile tradiționale ale acestei prăjitorii de cafea cu inovații progresive și vom explora exemple din lumea reală de automatizare care au livrat rezultate tangibile.
Despre Client
Blu.Coffee, cu sediul în Cluj, este o companie de prăjire de înaltă calitate, lansată în 2018. Ca furnizor dedicat de cafea de specialitate, brandul a ridicat continuu standardele în industrie prin dedicarea sa neabătută față de calitate și inovație.
Provocarea
În ciuda călătoriei și creșterii promițătoare a Blu.Coffee, încă se confruntau cu blocaje semnificative. Pe măsură ce afacerea s-a extins și a experimentat necesitatea de a îmbunătăți serviciul și de a construi relații cu clienții, s-au confruntat cu complexitățile captării feedback-ului și recenziilor clienților în timp real, precum și cu retargetarea lunară a clienților care încetaseră să mai comande.
În plus, procesarea promptă a comenzilor și menținerea actualizărilor de status în timp real au devenit mai solicitante odată cu creșterea volumului de afaceri.
Au apărut complicații și în gestionarea vânzărilor și înregistrarea facturilor, generarea rapoartelor săptămânale și gestionarea documentelor de reglementare.
Erorile manuale în procesarea comenzilor, facturare și livrare deveneau mai frecvente și trebuiau atenuate.
În final, procesul manual de actualizare a clienților despre statusul livrării comenzilor lor necesita eficientizare pentru o mai bună eficiență și satisfacție a clienților.
Soluția
Aceste sarcini care necesitau mult efort manual aveau nevoie de automatizare pentru îmbunătățirea eficacității și reducerea costurilor cu angajații.
Prin urmare, makeitfuture a utilizat planificarea strategică a automatizării pentru a rezolva următoarele provocări:
Evaluare și Stabilirea Obiectivelor
Primul nostru pas a fost o analiză detaliată a sistemelor și proceselor operaționale existente ale Blu.Coffee. Înțelegerea provocărilor lor unice a facilitat definirea obiectivelor menite să îmbunătățească eficiența, să reducă erorile manuale și să îmbunătățească implicarea clienților.
Identificarea Oportunităților de Automatizare
Am identificat zonele care ar beneficia semnificativ de pe urma automatizării, cum ar fi retargetarea clienților, procesarea comenzilor, facturarea, raportarea, gestionarea documentelor de reglementare și notificările de livrare.
Selectarea Instrumentelor și Tehnologiilor de Automatizare
Am selectat Make.com pentru capacitățile sale avansate de automatizare și integrare cu sistemele existente precum Shopify, Trello, HubSpot CRM, Oblio, Google Sheets și Google Data Studio au fost de asemenea parte din soluție.
Integrarea cu Sistemele Existente
Am integrat fără probleme Make.com cu sistemele existente ale Blu.Coffee și am creat un sistem ERP personalizat care a combinat soluții de top într-o platformă coerentă.
Instruirea Angajaților și Managementul Schimbării
Soluția noastră a inclus instruire completă pentru personalul Blu.Coffee pe noul sistem și management robust al schimbării pentru a asigura o tranziție lină.
Rezultate
- După integrare, Blu.Coffee a văzut îmbunătățiri dramatice în operațiunile sale.
- Actualizările în timp real ale statusului comenzilor au devenit posibile, îmbunătățind transparența și încrederea clienților. Integrarea sistemelor a permis retargetarea automată, crescând retenția clienților cu 54%.
- Sistemul a permis de asemenea secvențe automate de SMS sau email pentru a ține clienții la curent, îmbunătățind astfel satisfacția clienților.
- Feedback-ul și recenziile au fost folosite inovator pentru postări pe social media, crescând vizibilitatea și implicarea online.
- În final, automatizarea a redus munca manuală cu 90%, permițând echipei Blu.Coffee să se concentreze pe strategii orientate spre creștere.
Exemple de automatizare utilizate
Sincronizarea Automată a Comenzilor pe Tabloul Trello
Am activat sincronizarea automată a noilor comenzi într-un tablou Trello. Fiecare card Trello conținea detalii vitale precum cantitatea comenzii, produsele și procedura de ambalare. Acest lucru a oferit o modalitate intuitivă, vizuală de a urmări și gestiona comenzile, îmbunătățind eficiența echipei de procesare a comenzilor. De asemenea, a redus potențialul de erori manuale și a îmbunătățit viteza generală de îndeplinire a comenzilor, ducând la o satisfacție crescută a clienților.
Automatizarea Comenzilor, Informațiilor despre Clienți și Comunicării către HubSpot CRM
Toate datele despre comenzi și comunicările cu clienții au fost automatizate să curgă în HubSpot CRM. Acest lucru a oferit o vedere în timp real a datelor clienților, istoricului comenzilor și traseelor de comunicare. CRM-ul putea clasifica clienții în diverse grupuri pentru retargetare țintită prin campanii SMS și email. Beneficiile au fost multiple: vizibilitate îmbunătățită în interacțiunile cu clienții, strategii de marketing și retargetare mai eficiente și o mai bună gestionare generală a relațiilor cu clienții.
Automatizarea Notificărilor de Livrare și a Facturilor
Am automatizat generarea și expedierea notificărilor de livrare și a facturilor, care erau trimise prin SMS clienților. Acest lucru a oferit actualizări în timp real clienților și le-a permis să urmărească pachetele live, îmbunătățind experiența clienților. De asemenea, a eliminat greșelile manuale în acest proces, asigurând o comunicare precisă și la timp.
Automatizarea Facturilor Primite
Am automatizat și procesarea facturilor primite. Acest lucru a inclus deducerea automată din stoc, verificarea facturilor și consolidarea facturilor săptămânale. Acest proces, care anterior lua 1-2 zile de muncă manuală, a fost redus la câteva minute. Pe lângă eliberarea semnificativă a timpului personalului pentru sarcini mai valoroase, această automatizare a minimizat și riscul de erori în procesarea facturilor și a îmbunătățit gestionarea inventarului.
Concluzie
Înțelegând gravitatea provocărilor Blu.Coffee, Makeitfuture nu a urmărit doar să automatizeze; am căutat să inovăm. De la evaluările inițiale până la integrarea instrumentelor de automatizare de top precum Make.com cu sistemele existente, am conceput o abordare holistică. Focusul nostru principal? Să reducem intervențiile manuale, să îmbunătățim implicarea clienților și să propulsăm Blu.Coffee în următoarea lor fază de creștere.
Compania are acum un sistem ERP personalizat care reunește soluții de top și oferă eficiență operațională substanțială, satisfacție îmbunătățită a clienților și potențial crescut de creștere a afacerii.
Bun venit în viitorul soluțiilor de automatizare bazate pe no-code și AI – unde provocările sunt doar oportunități care așteaptă să fie valorificate.
