În acest studiu de caz îți prezentăm cum o companie europeană de top din domeniul ingineriei aplicate și-a transformat gestionarea cheltuielilor cu combustibilul pentru o flotă mare de mașini. Integrăm creativ Power Automate, Cloudconvert, AI Builder OCR și SharePoint cu sistemul lor ERP actual, Navision. Continuă să citești pentru a afla cum această automatizare eficientă a redus semnificativ timpii de procesare și munca manuală. Hai să analizăm împreună provocările, soluțiile și rezultatele acestei călătorii de automatizare.
Despre Client
Clientul nostru este un lider european specializat în consultanță tehnică, sisteme și servicii în domeniul ingineriei aplicate pentru filtrarea, separarea și purificarea fluidelor și tratarea apei. Clientul deține o flotă mare de vehicule care operează pe distanțe lungi.
Provocarea
Provocarea clientului nostru a fost eliminarea orelor de muncă manuală pentru organizarea și verificarea încrucișată a datelor facturilor de achiziție de la furnizori în ERP-ul lor - Navision. Mai specific, în fiecare lună, furnizorul lor de combustibil trimite clientului un email cu factura principală, urmat de un al doilea email cu zeci sau sute de linii de date detaliind fiecare alimentare. Clientul nostru are multe mașini în flotă, și fiecare mașină corespunde unui departament specific ca centru de cost. Prin urmare, în fiecare lună, un angajat trebuia să sorteze și să organizeze manual fiecare cheltuială cu alimentarea și să o adauge la centrul de cost specific. Acest lucru se făcea manual și dura o zi întreagă de muncă.
Soluția
Am utilizat Power Automate ca platformă principală de automatizare.
Clientul primește două emailuri cu liniile de factură ce trebuie introduse în Navision. Aceste emailuri sunt redirecționate automat către căsuța poștală de automatizare și acest lucru inițiază procesul de automatizare.
Conversia și procesarea fișierului Excel
Mai întâi, sosește emailul cu liniile facturii, care are atașat un fișier de tip XLS, formatul vechi Excel. Acesta este apoi actualizat cu Cloudconvert la XLSX pentru a putea fi procesat prin automatizare. Preia fiecare linie și apoi creează o Linie în Navision cu categoria corectă și centrul de cost asociat, definit de client.
Procesarea atașamentelor PDF arhivate din email pentru OCR
Există linii bonus suplimentare, care vin într-un al doilea email ca PDF. Acestea sunt procesate separat deoarece sosesc într-un email separat într-o arhivă ZIP. Automatizarea extrage arhiva comprimată și apoi obține fișierul PDF corect din aceasta. Acesta este apoi trimis la o procesare OCR cu AI - pe care am antrenat-o cu 5 exemple anterioare - și identifică corect liniile care trebuie scanate și introduse în Navision.
Toate aceste procese sunt gestionate prin Microsoft Power Automate. Dacă apare vreo eroare și este necesară intervenția manuală, acele linii de factură sunt trimise administratorului pentru a le putea procesa manual.
Una dintre provocările principale a fost că versiunea Navision era una on-premises, pentru care a trebuit să creăm un conector API personalizat în Power Automate. Acest lucru a fost realizat cu succes astfel încât noua automatizare să poată fi făcută ușor în Navision.
Aplicații Utilizate
Pentru a realiza această automatizare am utilizat:
Power Automate - Integrează toate modulele și aplicațiile diferite. Procesează datele și gestionează etapele execuției
Cloudconvert - Convertește formatul vechi XLS în format XLSX pentru a putea procesa datele din el
AI Builder OCR (Microsoft) - Realizează procesare OCR avansată prin antrenare pe 5 exemple de facturi. Aceasta oferă o soluție OCR foarte precisă
Sharepoint a fost utilizat pentru urmărirea diferitelor etape ale procesului și inițierea etapelor procesului
Navision - Instrument ERP (Enterprise Resource Planning) pe care clientul îl utilizează ca sistem principal.
Toate acestea sunt foarte bine integrate în ecosistemul Microsoft și au module standard care pot fi utilizate pentru automatizare.
Probleme în timpul dezvoltării
Emailul venea în format XLS în loc de XLSX, așa că a trebuit să utilizăm Cloudconvert pentru date.
Power Automate este foarte greoi și dificil de utilizat pentru automatizări complexe. Construirea scenariului a durat de 3 ori mai mult decât ar fi durat în Make.com.
Serverul Navision este un server on-premises gestionat de o Companie Terță (Arggo). Ei au trebuit să creeze endpoint-urile pentru noi și au fost greu de mișcat.
Pentru că era o factură, trebuia să fie 100% aceeași valoare, ceea ce a fost dificil din cauza rotunjirii zecimalelor.
Rezultate:
Pe lângă eliminarea riscurilor de eroare care apar în munca manuală, soluția noastră de automatizare a ajutat clientul să reducă timpul proiectului de la o zi întreagă la sub 5 minute. Mai mult, aceste 5 minute sunt doar pentru validarea datelor, care în viitor poate fi redusă la 0, deoarece întregul proces poate fi automatizat.
În concluzie
Acest proiect este un exemplu perfect despre cum automatizarea poate revoluționa operațiunile corporative, chiar și pe cele mai mici și mai complexe. În acest caz, am automatizat eficient munca laborioasă și predispusă la erori de procesare și clasificare a facturilor de combustibil pentru o flotă mare de mașini prin integrarea unei game de produse Microsoft, inclusiv Power Automate, Cloudconvert, AI Builder OCR și SharePoint, cu sistemul ERP existent al clientului, Navision.
Acest lucru a redus drastic posibilitatea erorilor manuale pe lângă reducerea timpului necesar pentru această sarcină de la o zi întreagă la doar cinci minute. În ciuda dificultăților precum adaptarea la un server Navision on-premises și asigurarea unei gestionări precise a zecimalelor în procesarea facturilor, cunoștințele echipei noastre și adaptabilitatea mediului Microsoft au permis o soluție eficientă și fluidă.
Această soluție poate fi extinsă la alte operațiuni de achiziție-furnizare, pentru a completa întregul proces de gestionare a cheltuielilor.
Ești pregătit să îți transformi procesele organizaționale cu automatizare inteligentă?
