Generarea manuală a mai multor contracte, diplome și certificate de participare poate fi o adevărată provocare, mai ales dacă organizația ta încearcă să protejeze mediul înconjurător. În acest studiu de caz, îți vom arăta cum am implementat sisteme automatizate pentru a ajuta clientul nostru să depășească cu succes provocările operaționale, deschizând calea către o abordare mai eficientă și scalabilă în îndeplinirea nobilei lor cauze.
Despre Client
Capace cu suflet este o asociație non-profit care transformă capacele de plastic colectate (HDPE & PP) în donații pentru cauze sociale.
Organizația a stabilit o rețea puternică cu instituții de învățământ, inclusiv școli și grădinițe, prin acorduri de parteneriat și contracte. Astfel, inițiativa lor nu doar că contribuie semnificativ la protecția mediului, dar implică activ și tinerii elevi în responsabilități ecologice și sociale. În semn de recunoaștere a eforturilor lor, participanții primesc certificate de participare și diplome din partea asociației.
Provocarea
Din cauza popularității crescânde a proiectului, numărul colaborărilor, acordurilor de parteneriat și contractelor de donație a început să explodeze. Asociația nu avea resursele umane sau materiale pentru a gestiona toate solicitările de noi acorduri și contracte, fiind copleșită de volumul de muncă. Mai mult, se găseau adesea redactând diplome și certificate de participare până târziu în noapte. Ceva trebuia să se schimbe.
Soluția
Misiunea noastră a fost să găsim o modalitate de a automatiza nu doar generarea contractelor și diplomelor, dar și de a capta toate datele primite de la potențialii colaboratori sau parteneri.
Iată ce am făcut - am construit o aplicație în Bubble unde utilizatorul își introduce datele (un formular complex), și pe baza acestor date generăm apoi un contract, salvăm informațiile într-o bază de date, stocăm contractul în Google Drive și trimitem un email clientului pentru a putea semna contractul.
În plus, a fost creat un scenariu similar pentru automatizarea generării diplomelor și certificatelor de participare.
Dar să le analizăm pe rând:
Automatizarea introducerii datelor pentru noi acorduri și contracte
În prima parte a procesului, completezi formularul Bubble disponibil pe pagina web a clientului nostru și apeși submit. Acest lucru declanșează automatizarea 👉 Datele din formular sunt trimise folosind un webhook 👉 Un contract este generat și completat cu toate datele necesare 👉 Contractul este apoi trimis automat prin email, gata de semnat 👉 Contractul este stocat în Google Drive și Airtable.
Generarea diplomelor și certificatelor de participare
După ce participarea s-a încheiat, completezi un al doilea formular, cu informații suplimentare 👉 formularul merge în Tally 👉 Aici, se creează certificatul de participare sau diploma cu datele adăugate 👉 Apoi, documentul este trimis prin email profesorului/elevului 👉 Documentul este stocat în Google Drive și Airtable.
Aplicații Utilizate
Pentru a crea acest scenariu de automatizare no-code, am folosit următoarea combinație de software:
Bubble pentru a crea formularul în 6 pași
Make care acționează ca liant între toate aplicațiile, ocupându-se de fluxul de date, procesare și integrări ale aplicațiilor
Airtable pentru stocarea datelor utilizatorilor
Din modulele Make am folosit: Gmail pentru automatizarea emailurilor, Google Drive și Google Docs pentru a crea și păstra contractele, JSON și HTTP pentru apeluri API personalizate către aplicația Bubble.io pentru a obține informații din formular, și Tally pentru a obține informații suplimentare (pe lângă formularul implicit) pentru a crea certificatele de participare.
Testimonial Client
Ce provocări a rezolvat echipa noastră pentru afacerea ta?
Completarea manuală a câteva sute de documente anual în relație cu colaboratorii noștri reprezintă un proces destul de dificil atât pentru noi, cât și pentru colaboratorii noștri
Cum ai descrie colaborarea noastră?
Excelentă! Nevoia noastră a fost complet înțeleasă și transpusă corespunzător în cea mai ușoară opțiune de flux atât pentru noi, cât și pentru colaboratorii noștri. Mai mult, în timpul colaborării, membrii echipei au venit cu sugestii foarte bune pentru a optimiza și mai mult fluxul existent.
Cât de responsabili ai găsit membrii echipei în timpul lucrului la proiectul tău?
Pe o scară de la 1 la 10, unde 10 este cel mai responsabil - 10
Cum ai aprecia abilitățile noastre tehnice?
Nu sunt cea mai în măsură persoană să dau o opinie despre abilitățile tehnice, dar pentru mine, a părut că v-ați făcut magia pentru a transforma cererea mea într-un flux automatizat.
Ai recomanda serviciile noastre altora și dacă da, de ce?
Da, am recomanda serviciile voastre și iată de ce:
Munca voastră poate economisi timp companiilor, astfel încât să-l poată folosi mai bine în alte domenii ale afacerii lor
Ați înțeles foarte bine nevoile noastre
Comunicarea a fost foarte ușoară și adaptată la nivelul nostru de termeni tehnici
Sugestiile voastre au îmbunătățit și mai mult fluxul existent
Feedback Developer
Procesul a fost destul de simplu, așa că nu au existat probleme majore de menționat. Mi-a plăcut foarte mult să lucrez la acest proiect și a fost o experiență grozavă atât cu construirea aplicației în Bubble, procesul în Make, cât și interacțiunea cu clientul.
Concluzie
Acest studiu de caz demonstrează puterea transformatoare a tehnologiei în eficientizarea proceselor organizaționale. Prin utilizarea unei combinații de instrumente software no-code precum Make, Bubble, Tally și Airtable, clientul nostru, o organizație non-profit concentrată pe cauze de mediu și sociale, a automatizat cu succes generarea de contracte, diplome și certificate. Acest flux de proces nu doar că a redus semnificativ munca manuală și timpul investit anterior, dar a și îmbunătățit eficiența și scalabilitatea operațiunilor lor. Satisfacția clientului cu fluxul de lucru îmbunătățit și feedback-ul pozitiv din partea echipei de dezvoltare subliniază eficacitatea acestei soluții tehnologice personalizate în abordarea provocărilor operaționale specifice. Acest exemplu servește ca inspirație pentru alte organizații care doresc să-și optimizeze procesele prin automatizare inteligentă. Ești pregătit să-ți transformi procesele organizaționale cu automatizare inteligentă?
