Patru aplicații pentru a le controla pe toate. În acest articol, vom aborda modul în care am reușit să rezolvăm problemele operaționale și de management pentru clientul nostru, precum și să creștem eficiența afacerii prin crearea unei soluții digitale complete - aplicația CleanCat. Doar pentru afaceri B2B.
Despre Client
Clientul nostru este o companie de servicii de curățenie cu sediul în Norvegia, cu peste 40 de angajați și peste 150 de clienți în creștere. Pentru a-și gestiona afacerea, clientul nostru folosea 4+ aplicații și sisteme diferite care nu doar că erau învechite, dar nu puteau comunica între ele. Problemele descrise mai jos s-au transformat într-o idee de afaceri mai mare.
Provocarea
Afacerea clientului nostru se mândrește cu furnizarea de servicii profesionale și de înaltă calitate, dar pe măsură ce a început să crească, s-a confruntat cu mai multe dificultăți operaționale care necesitau o rezolvare rapidă. Există multe aspecte diferite ale provocărilor, inclusiv:
- Complexitate operațională: gestionarea cererilor clienților și dezvoltarea ofertelor personalizate a devenit mai dificilă pe măsură ce numărul clienților a crescut, fiecare cu propriile programe și nevoi. Compania s-a trezit jonglând cu multe apeluri telefonice, email-uri și documente pe hârtie, care frecvent duceau la neînțelegeri și posibile greșeli în furnizarea serviciilor.
- Dificultăți cu programarea întâlnirilor: Programarea eficientă a întâlnirilor este esențială pentru succesul oricărei afaceri. Cu toate acestea, personalul era sub mai mult stres deoarece trebuia să rezolve manual conflictele de programare și rezervările duble din cauza metodelor învechite pe care le foloseau. Acest lucru a cauzat frustrare atât pentru clienți, cât și pentru personal.
- Alocarea angajaților și potrivirea competențelor: Potrivirea competențelor și alocarea lucrătorilor potriviți pentru fiecare sarcină de curățenie este esențială pentru menținerea standardelor înalte. Cu toate acestea, s-a dovedit a fi o sarcină dificilă să se asigure că lucrătorii cu abilitățile și disponibilitatea necesare erau alocați întâlnirilor potrivite. Era dificil să se satisfacă în mod regulat așteptările clienților în absența unui sistem funcțional.
Soluția
După înțelegerea provocărilor companiei, a fost destul de ușor să vedem care era soluția optimă - o aplicație personalizată care putea fi folosită în fiecare etapă a procesului.
CleanCat s-a născut ca o aplicație inovatoare dezvoltată pentru a aborda provocările specifice cu care se confrunta clientul nostru. Este foarte important de menționat că am împărțit soluția în patru aplicații mai mici care funcționează perfect împreună sau independent, oferind o experiență personalizată pentru fiecare grup de utilizatori din cadrul organizației și îmbunătățind eficiența generală.
Structura aplicației
Aplicația Motor de Prețuri
Această componentă a CleanCat este proiectată în principal pentru a sprijini echipa de vânzări a clientului nostru în crearea de oferte personalizate. Caracteristici principale includ:
- Creare simplificată a ofertelor cu prețuri personalizabile
- Opțiuni complete de selectare și programare a serviciilor
- Acces instant la istoricul și preferințele clientului
Folosind această secțiune a aplicației, echipa de vânzări poate răspunde rapid solicitărilor clienților, asigurând acuratețe și consecvență în ofertele furnizate.
Aplicația de Programare:
Această secțiune reprezintă coloana vertebrală a operațiunilor administrative. Vorbim despre managementul proiectelor, programarea întâlnirilor și alocarea angajaților. Caracteristici principale includ:
- Crearea proiectelor bazate pe ofertele câștigate
- Programare eficientă a întâlnirilor cu disponibilitate în timp real
- Alocarea personalului de curățenie la programări în funcție de competențe și disponibilitate
Aceste funcții permit departamentului administrativ să mențină un control precis asupra întregii structuri de lucru, eliminând conflictele de programare și îmbunătățind productivitatea.
Aplicația pentru Angajați:
Aplicația pentru Angajați este concepută având în vedere angajații companiei. Oferă o interfață prietenoasă care permite personalului de curățenie să acceseze rapid și convenabil sarcinile zilnice. Caracteristici principale includ:
- Acces în timp real la detaliile programărilor, inclusiv adrese și instrucțiuni ale clienților
- Comunicare fără probleme cu administrația
- Trimiterea pontajului și actualizări ale stării finalizării lucrărilor
Această secțiune a aplicației permite personalului de curățenie să ofere servicii de cea mai înaltă calitate prin furnizarea tuturor informațiilor necesare la îndemână.
Aplicația pentru Clienți:
După cum știe orice afacere, clienții sunt în centrul activității. Astfel, Aplicația pentru Clienți este creată pentru a îmbunătăți experiența clientului. Aici, clienții se pot conecta pentru a accesa toate datele legate de programări, contracte și multe altele. Caracteristici principale includ:
- Vizualizarea detaliilor programărilor, inclusiv date, ore și informații despre personalul de curățenie
- Acces la documente și contracte importante
- Comunicare directă cu echipa de suport pentru clienți
Aplicația pentru Clienți asigură transparență și comoditate pentru clienții CleanCat, consolidând relațiile cu clienții și încrederea acestora.
Deși le-am prezentat ca patru aplicații separate, acestea sunt interconectate și funcționează perfect pentru a crea un sistem unificat și eficient. Cu toate acestea, fiecare aplicație poate funcționa și independent, oferind flexibilitate utilizatorilor în funcție de rolurile și responsabilitățile lor.
Aplicații Utilizate
Pentru a ne alimenta aplicațiile am folosit:
- Make.com: O platformă online de automatizare care permite organizațiilor să optimizeze procesele, să reducă sarcinile manuale și să obțină o eficiență mai mare.
- Bubble.io: O platformă puternică și intuitivă de dezvoltare no-code care permite indivizilor și afacerilor să creeze aplicații web personalizate fără nevoia de expertiză tradițională în programare.
- Sendgrid - O platformă de livrare email bazată pe cloud, de încredere pentru afaceri și dezvoltatori pentru a trimite, gestiona și urmări eficient emailurile.
- PDF Monkey - un instrument online ușor de utilizat conceput pentru a simplifica și îmbunătăți experiența de gestionare a documentelor PDF.
Testimonial Client
Ce provocări a rezolvat echipa noastră pentru afacerea dvs.?
Înainte de CleanCat, rulam 4 sisteme diferite pentru calcule, facturare și oferte, care nu comunicau între ele. Am încercat să găsim o soluție gata de pe piață dar nu am reușit să găsim una, așa că am creat propria noastră soluție - o aplicație all-in-one sub forma unei soluții bazate pe cloud.
Echipa voastră ne-a ajutat cu cea mai mare problemă pe care o aveam: TIMPUL. Dar și portabilitatea și ușurința în utilizare. Iar pentru clienții noștri, este ușor să le facem oferte, oriunde, oricând, deoarece poți lua aplicația cu tine - fiind bazată pe cloud.
Cum ați descrie colaborarea noastră?
Am stabilit rapid o relație bună bazată pe încredere. Simt că sunteți orientați spre soluții, disponibili și întotdeauna deschiși să găsiți cele mai bune soluții. Echipa makeitfuture a venit cu sugestii care au fost în multe cazuri mai bune decât ce ne-am gândit noi. Mă simt în siguranță, nu mă îndoiesc de competența oamenilor din echipă. Simt că știți ce faceți.
Cât de responsabili ați găsit membrii echipei când lucrau la proiectul dvs.?
Cred că ați demonstrat de multe ori că putem avea încredere în voi și cred că sunteți foarte responsabili.
Cum ați aprecia abilitățile noastre tehnice?
Având eu însumi un background în IT, simt că abilitățile voastre tehnice sunt excelente și stăpâniți foarte bine instrumentele pe care le folosiți. Echipa a fost, de asemenea, organizată foarte inteligent. Sunteți buni la utilizarea punctelor forte ale diferitelor persoane pentru a se ajuta reciproc.
Ați recomanda serviciile noastre altora și dacă da, de ce?
Da, v-aș recomanda. Aspectul economic este un aspect, dar mai important, pentru că sunteți serioși, competenți, de încredere și responsabili. Toți oamenii din compania voastră își asumă cu mândrie și responsabilitate personală sarcinile lor. Dacă spuneți că faceți ceva, este făcut.
Feedback-ul Dezvoltatorului
Experiența mea în timpul dezvoltării CleanCat a fost destul de o călătorie. Pot spune că a fost ca un roller coaster emoțional, a avut urcușuri și coborâșuri din cauza complexității și scalei sale. Acesta va fi probabil unul dintre cele mai memorabile proiecte la care am lucrat. Am început CleanCat de la zero, construindu-l de la prima pagină până la versiunea actuală. Construirea acestei aplicații m-a împins să-mi extind abilitățile tehnice și să explorez domenii pe care nu le explorasem înainte. Acum am o înțelegere mai profundă a Bubble.io și a logicii complexe, pe care le pot aplica proiectelor viitoare.
În concluzie, această călătorie a fost provocatoare, dar a fost extrem de recompensatoare. Sunt entuziasmat să văd cum va evolua și va crește această aplicație și sunt nerăbdător să abordez proiecte și mai provocatoare în viitor.
Probleme în timpul dezvoltării
În timpul dezvoltării, am întâmpinat o serie de dificultăți, unele care au venit din limitările Bubble, și altele din implementarea funcționalităților în timp ce mențineam performanța la niveluri maxime.
Una dintre aceste probleme a fost legată de crearea unui număr mare de programări pentru un client deoarece Bubble necesită timp când creează o cantitate mare de date și workflow-ul backend folosește multe unități de încărcare, așa că a trebuit să folosim make.com pentru a face acest proces mult mai eficient și pentru a economisi timp.
O altă dificultate a fost crearea unei arhitecturi robuste pentru a transfera eficient date între aplicații fără a pune în pericol securitatea.
Unul dintre factorii cheie în utilizarea unei aplicații pentru a gestiona întreaga operațiune este economisirea timpului, și din acest motiv, a trebuit să investim mult timp de calitate în optimizare și testarea încărcării pentru ca performanța să fie la niveluri maxime.
Un alt factor important care ne-a făcut să regândim multe dintre funcționalități și design a fost interfața - care trebuia să fie intuitivă și personalizată pentru patru grupuri distincte de utilizatori (echipa de vânzări, echipa administrativă, clienții și angajații).
Rezultate:
Aplicația CleanCat este acum aplicația care conduce întreaga companie - de la înregistrarea unui nou client, crearea de oferte individualizate cu calcule complexe ale volumului de muncă, adăugarea programărilor într-un calendar ordonat și dinamic sau doar vizualizarea sarcinilor zilnice cu toate informațiile necesare, totul este simplificat. Timpul a fost, de asemenea, mult îmbunătățit pentru toate cele patru grupuri de utilizatori, mult mai multă eficiență în programare, prețuri mai precise pentru oferte și clienți mult mai mulțumiți.
Nu doar atât, CleanCat este în prezent utilizat de multe alte companii de curățenie din Norvegia, ca hub central pentru afacerea și clienții lor. Aplicația a trecut cu succes de la o soluție internă la un produs gata pentru piață.
În Concluzie
Aplicația CleanCat stă ca mărturie a angajamentului echipei noastre față de inovație și excelență. Ceea ce a început ca o soluție pentru abordarea provocărilor operaționale s-a transformat într-o forță transformatoare, remodelând modul în care clienții noștri își desfășoară afacerile și interacționează cu clienții și angajații lor.
Pe măsură ce mergem înainte, CleanCat va continua să se adapteze și să crească, aliniindu-se cu expansiunea companiei și nevoile în evoluție ale clienților săi. La makeitfuture, continuăm călătoria de a dezvolta și implementa soluții digitale transformatoare, marcate de dedicare, muncă în echipă și curiozitate.
Dacă căutați o modalitate de a duce afacerea dvs. la următorul nivel, contactați echipa noastră de experți pentru un apel de descoperire gratuit.
