Studiul de caz se concentrează pe automatizarea rapoartelor lunare de plăți și financiare pentru o afacere hotelieră care utilizează Apaleo ca sistem de management și necesită traducerea și transferul automat al datelor în sistemul său contabil.
Despre client:
Clientul administrează un lanț mic de hoteluri în Belgia. Aceștia gestionează un volum substanțial de facturări și raportări de plăți în fiecare lună. Sunt deschiși spre automatizare și caută să optimizeze cât mai multe procese posibile, pentru a minimiza munca manuală și a maximiza eficiența.
Provocarea:
Clientul trebuia să încarce rapoarte financiare pentru toate hotelurile, împreună cu rapoarte de plăți, în sistemele contabile (Exact Online și AFAS) săptămânal - acest lucru a fost ulterior ajustat la lunar. Acest proces manual consuma mult timp, deoarece trebuiau să extragă rapoarte esențiale din Apaleo, apoi să agregeze și să organizeze datele în Excel. Pe lângă timpul semnificativ investit, se confruntau ocazional cu provocări în asigurarea compatibilității fișierelor CSV cu sistemul contabil. De asemenea, deoarece procesele erau gestionate săptămânal, erau presați să le finalizeze într-o anumită zi a săptămânii.
Soluția:
Am ales Make.com pentru a eficientiza procesul astfel:
La începutul fiecărei luni, extragem date din Apaleo
Formatăm datele corespunzător pentru fiecare sistem contabil
Furnizăm contabilului rapoarte în format CSV
Rapoartele sunt încărcate fără modificări suplimentare
Cu alte cuvinte, am automatizat complet procesul de raportare, asigurându-ne că departamentul contabil primește la timp un email cu CSV-ul formatat corect în fiecare lună. În plus, am dezvoltat o interfață în Airtable, permițând utilizatorilor să selecteze hotelul și tipul de raport dorit. Acest lucru le oferă posibilitatea de a-și personaliza ușor rapoartele fără a accesa Make.com.
Rezultate
- Economii de timp datorită automatizării complete a procesului de raportare
- Eliminarea erorilor umane în procesul de raportare
- Asigurarea livrării punctuale a rapoartelor lunare
- Dezvoltarea unei interfețe ușor de utilizat în Airtable
- Capacitatea utilizatorilor de a selecta și personaliza rapoarte cu ușurință, fără a accesa o terță parte
- Reducerea presiunii timpului care duce la angajați mai fericiți
Concluzie
Valorificând avantajele no-code (precum dezvoltarea rapidă, agilitatea și adaptabilitatea) și combinând integrarea robustă API a Apaleo cu capacitățile de automatizare ale Make.com, putem produce rapid orice raport de care un hotel ar putea avea nevoie, fie el financiar, statistic, legat de rezervări și multe altele.
Ești pregătit să îți transformi procesele organizaționale cu automatizare inteligentă?
Programează o consultație gratuită cu experții noștri, astăzi!
