Hubspot Un deal ajunge la etapa „Ofertă pregătită”.
DeclanșatorServicii de automatizare a documentelor și contractelor
Integrăm automatizarea fluxurilor de documente în sistemele pe care le folosești deja, astfel încât contractele, ofertele și facturile să fie generate, aprobate, semnate și arhivate fără ca cineva să retasteze ceva.
Programează o consultație- Generare automată de contracte
- Fluxuri de aprobare și semnătură electronică
- Procesare inteligentă a documentelor
- Conectat la CRM-ul și ERP-ul tău
- Hubspot
-
Docusign Se generează oferta din șablonul aprobat și din datele live din CRM.
Acțiune - Docusign
Se trimite clientului pentru semnătură electronică, cu urmărire automată.
Acțiune -
Slack Se notifică echipa de vânzări și cea juridică imediat ce statusul se schimbă.
Acțiune
Ce facem
Serviciile noastre de automatizare a documentelor şi contractelor
Şase moduri în care scoatem munca manuală dintr-un proces plin de hârtii, construite pe sistemele pe care le folosiţi deja.
-
Generare şi redactare contracte
Transformăm şabloanele voastre aprobate într-un flux care asamblează documentul din datele live din CRM sau ERP, cu clauzele, preţurile şi termenii corecţi pentru fiecare client, rol sau ţară.
-
Semnătură electronică şi fluxuri de aprobare
Documentele parcurg traseul de aprobare pe care îl definiţi, pleacă la semnat în DocuSign sau PandaDoc, îşi fac singure follow-up şi se arhivează pe fişa corectă.
-
Procesare inteligentă a documentelor
PDF-urile, scanurile şi ataşamentele primite sunt citite, clasificate şi transformate în date structurate, ca nimeni să nu mai retasteze un document semnat. Procesele contabile cu volum mare de facturi stau la automatizarea contabilităţii.
-
Gestiune contracte şi arhivă
Un singur loc căutabil pentru fiecare contract semnat, cu versionare, istoric complet şi alerte automate pentru reînnoiri, termene de preaviz şi obligaţii, înainte să expire.
-
Consultanţă în automatizarea documentelor
Consultanţa noastră urmăreşte documentul aşa cum circulă el în realitate prin firmă, apoi vă spune ce merită construit, ce merită cumpărat şi ce nu merită atins. De obicei începem prin a demonstra rezultatul pe un singur flux.
-
Integrare cu sistemele pe care le folosiţi
Conectăm instrumentele de documente şi semnare la HubSpot, Airtable, Make, n8n şi ERP-ul vostru prin serviciile de integrare software şi SaaS, inclusiv sistemele fără conector oficial.
Beneficii
Cum te ajută automatizarea documentelor și contractelor?
-
Documente generate din date live
Contractele, ofertele și facturile se asamblează din fișa din CRM sau ERP în momentul în care aceasta se schimbă, în loc să fie refăcute manual după ultimul document.
-
Timp de răspuns de la zile la minute
Generarea automată a contractelor și trimiterea la semnat scurtează drumul de la un deal câștigat la un contract semnat, exact acolo unde stă blocată cea mai mare parte din venit.
-
Elimină erorile manuale
Numele, prețurile, termenii și datele vin direct din sistemul sursă, așa că nimic nu mai este tastat greșit, învechit sau uitat într-un șablon copiat.
-
Pistă de audit pentru conformitate
Șabloane aprobate, reguli de clauze, versionare automată și istoric complet fac fiecare document consecvent și trasabil atunci când cineva întreabă cine ce a aprobat.
-
Aprobări și semnături automate
Ciornele trec printr-un flux de aprobare definit, pleacă la semnătură electronică și se urmăresc singure, cu notificări la fiecare pas.
-
Găsești orice document în câteva secunde
Documentele semnate se arhivează automat pe fișa clientului, a dealului sau a angajatului, așa că nimeni nu mai caută prin inbox versiunea curentă.
Expertiza Makeitfuture
Susținută de certificări recunoscute în industrie și metrici de performanță
-
500+
Clienți
-
15000+
Automatizări
-
7+
Ani de experiență
-
< 6 luni
Timp până la ROI
Exemple
Exemple de automatizare a documentelor și contractelor
Șase fluxuri pe care le construim cel mai des, de la generarea automată a contractelor și automatizarea documentelor juridice până la oferte și procesarea facturilor.
01 / 06
-
Contracte și acorduri de vânzări
Generare automată a contractelor direct din CRM. Se preiau clientul, prețurile și termenii, se aplică regulile de clauze pentru acel deal și contractul pleacă la semnat cât timp discuția este încă vie.
- Hubspot
Un deal ajunge la etapa de contract în CRM.
Declanșator - Docusign
Se asamblează un contract precompletat din șablonul aprobat și termenii dealului.
Acțiune - Docusign
Se trimite la semnătură electronică, cu remindere automate pentru client.
Acțiune - Slack
Se anunță echipa de vânzări la semnare, iar data se scrie înapoi în CRM.
Acțiune
-
-
Facturi, comenzi și documente de la furnizori
Procesare inteligentă pe tot ce primești. Se citesc facturile, comenzile și PDF-urile semnate, se validează față de comandă și se înregistrează fără tastare manuală. Pentru fluxul complet de plăți către furnizori, vezi serviciul nostru de automatizare a contabilității.
-
Gmail Sosește pe e-mail o factură, o comandă sau un document semnat.
Declanșator -
Make Se extrag liniile, totalurile și datele cu procesare de documente bazată pe AI.
Acțiune -
Quickbooks Se potrivește cu comanda și se înregistrează, iar excepțiile merg la verificare.
Acțiune -
Google Drive Se arhivează documentul pe fișa furnizorului, cu pistă completă de audit.
Acțiune
-
-
Oferte, propuneri și răspunsuri la licitații
Automatizarea ofertelor pentru echipele care ofertează des. Se construiește oferta după regulile de produs și preț, se asamblează propunerea și tot drumul de la ofertă la încasare merge mai departe fără refacere manuală.
-
Pipedrive O oportunitate calificată cere o ofertă.
Declanșator - Make
Se calculează prețul după regulile tale și pragurile de discount.
Acțiune - Docusign
Se generează propunerea în brandul tău și se trimite la semnat.
Acțiune - Slack
Se notifică responsabilul de deal când clientul o deschide sau o semnează.
Acțiune
-
-
Contracte de muncă și scrisori de ofertă
Se generează scrisorile de ofertă și contractele de muncă imediat ce un candidat este aprobat, cu rolul, pachetul salarial și formulările legale specifice țării inserate corect de fiecare dată.
-
Personio Un candidat este marcat ca angajat în sistemul de HR.
Declanșator - Docusign
Se generează scrisoarea de ofertă și contractul de muncă personalizate.
Acțiune - Docusign
Se trimite la semnătură electronică noului coleg.
Acțiune - Slack
Se anunță HR-ul la semnare și pornește lista de onboarding.
Acțiune
-
-
Automatizarea documentelor juridice
Pentru acordurile de confidențialitate, contractele de parteneriat și documentele de conformitate care vin constant și rareori au nevoie de un avocat. Cererile standard se rezolvă singure pe clauze aprobate, iar orice abatere se escaladează la juridic.
-
Typeform Cineva solicită un NDA sau un acord de parteneriat.
Declanșator - Docusign
Se completează șablonul aprobat cu datele părții și setul de clauze potrivit.
Acțiune - Docusign
Se trimite tuturor părților la semnat, iar termenii nestandard merg la juridic.
Acțiune - Google Drive
Se arhivează documentul semnat în folderul corect, cu metadatele lui.
Acțiune
-
-
Documente de onboarding pentru clienți
Înregistrarea clientului devine un singur flux automat de documente: contractul de servicii, pachetul de bun venit și cererile de informații generate pe tipul de client, apoi urmărite până se întorc toate.
-
Salesforce Se creează un cont nou de client după semnare.
Declanșator - Typeform
Se generează pachetul de onboarding și cererile de informații pentru acel tip de client.
Acțiune - Gmail
Se trimite clientului e-mailul cu documentele, instrucțiunile și termenul limită.
Acțiune - Slack
Se anunță echipa de onboarding pe măsură ce fiecare document revine completat.
Acțiune
-
Cum lucrăm
De la un singur flux plin de hârtii la automatizare în tot business-ul.
- 01
Mapăm documentul, nu instrumentul
Pornim de la documentul care îți consumă cel mai mult timp: cine îl declanșează, unde stau datele lui, cine îl aprobă și unde ajunge. Harta aceea decide implementarea, înainte de alegerea vreunei platforme.
- 02
Construim pe instrumentele tale
Șabloanele, regulile de clauze și fluxurile intră în stack-ul tău actual, conectate la CRM, ERP, sistemul de HR și furnizorul de semnătură electronică, fără un silo nou de întreținut.
- 03
Demonstrăm pe un singur flux
Punem în funcțiune un singur tip de document, măsurăm timpul de răspuns și rata de erori față de indicatorul stabilit în prima zi, apoi extindem după ce cifrele se confirmă.
- 04
Securizat, conform GDPR și susținut
Datele rămân în UE, cu control al accesului și verificare umană pe orice rulează nesupravegheat, plus suport continuu pe măsură ce șabloanele și regulile tale se schimbă.
Platforme și instrumente
Stack-ul de documente pe care construim
Un document este util doar dacă datele din spatele lui sunt la zi. Acestea sunt sistemele din care citim cel mai des, în care generăm și în care arhivăm înapoi.
Lucrăm și pe DocuGenerate, Documint, Docupilot și eDocbox, alimentate prin integrare CRM și integrare ERP, iar partea financiară este acoperită de automatizarea contabilității. Nu îți vezi instrumentul de documente? Întreabă-ne, construim un conector dedicat când nu există unul.
Ce este automatizarea documentelor?
Automatizarea documentelor înseamnă construirea unor fluxuri care creează, completează și trimit documente pornind de la date structurate, în loc de editare manuală. Automatizarea contractelor este aceeași idee aplicată acordurilor, cu aprobări și semnătură electronică adăugate, astfel încât un contract să fie redactat, semnat și arhivat fără a ieși din sistemele tale.
Cele trei etape ale automatizării documentelor sunt:
- Preluarea datelor dintr-o fișă de CRM sau ERP, dintr-un formular sau dintr-un PDF primit, citit prin procesare inteligentă a documentelor.
- Asamblarea documentului dintr-un șablon aprobat, cu reguli de clauze și de preț aplicate per client, rol sau țară.
- Trimiterea, semnarea și arhivarea prin fluxul de aprobare și semnătură electronică, cu istoric de versiuni și pistă de audit.
Cum alegi
Automatizarea documentelor, CLM și procesarea inteligentă a documentelor
Cele trei ajung des pe aceeași listă scurtă, dar rezolvă probleme diferite. Majoritatea echipelor au nevoie de două dintre ele conectate între ele, iar exact asta nu face o platformă în locul tău.
| Criteriu | Automatizarea documentelor | Managementul ciclului de viață al contractelor (CLM) | Procesare inteligentă a documentelor (IDP) |
|---|---|---|---|
| Ce face | Generează documente din șabloane și date live, apoi le trimite la semnat. | Administrează contractul după ce există: arhivă, obligații, reînnoiri, negociere. | Citește documentele pe care le primești și le transformă în date structurate. |
| Sensul fluxului | Datele ies sub formă de document. | Documentele sunt stocate, urmărite și reînnoite. | Documentele intră și devin date. |
| Declanșator tipic | O schimbare de etapă în CRM, o angajare nouă, o ofertă aprobată. | O semnătură, o dată de reînnoire, o verificare de conformitate. | O factură, o comandă sau un PDF semnat primit pe e-mail. |
| Potrivit pentru | Volum mare de contracte, oferte, propuneri și formulare repetitive. | Portofolii mari de contracte, cu risc real de obligații și reînnoiri. | Facturi furnizori, dosare, pachete de onboarding și documente nestructurate primite. |
| Unde intervenim noi | Îl construim, de obicei pe instrumentele pe care le ai deja. | Conectăm CLM-ul tău la sistemele care îl alimentează și care îl consumă. | Construim extragerea, validarea și pasul de verificare umană. |
Întrebări frecvente despre automatizarea documentelor și contractelor
-
Ce este un contract automatizat?
Un contract automatizat este un acord generat dintr-un șablon aprobat și din date reale de business, nu scris manual. Sistemul preia părțile, prețurile și termenii din CRM sau ERP, aplică regulile tale de clauze, apoi trimite ciorna spre aprobare și semnătură electronică și arhivează automat versiunea semnată. Textul rămâne al tău și verificat juridic. Ce se automatizează este asamblarea, traseul și evidența din jurul lui.
-
Care sunt cele trei etape ale automatizării documentelor?
Preluare, asamblare și trimitere. Întâi datele sunt preluate dintr-un sistem, un formular sau un fișier primit. Apoi documentul este asamblat dintr-un șablon aprobat, cu clauzele și prețurile corecte. La final pleacă spre aprobare și semnare, iar apoi este arhivat cu istoric de versiuni și pistă de audit. Majoritatea proiectelor care se blochează au automatizat doar etapa din mijloc, așa că oamenii tot introduc date la început și tot aleargă după semnături la final.
-
Care este un exemplu de automatizare a documentelor?
Un deal ajunge la etapa „contract” în HubSpot. Fluxul generează contractul din șablonul aprobat, folosind clientul, prețurile și termenii de plată de pe deal, îl trimite clientului prin DocuSign, revine cu un reminder dacă nu este semnat în trei zile, apoi scrie data semnării înapoi în CRM și arhivează PDF-ul pe fișa clientului. Ce era o muncă de două zile pentru vânzări și juridic devine câteva minute de verificare.
-
Cum automatizezi managementul contractelor?
Începi cu generarea, apoi extinzi. Automatizăm întâi crearea contractului și semnătura electronică, pentru că acolo se vede întârzierea. Urmează fluxurile de aprobare și pragurile de semnare, apoi partea de după semnare: arhivare, alerte de reînnoire și expirare, urmărirea obligațiilor. Dacă folosești deja o platformă de management al ciclului de viață al contractelor, o conectăm la sistemele care o alimentează, în loc să o înlocuim.
-
Care este diferența dintre automatizarea documentelor și procesarea inteligentă a documentelor?
Automatizarea documentelor creează documente din date. Procesarea inteligentă a documentelor face invers: citește documentele pe care le primești, cum ar fi facturi, comenzi sau PDF-uri semnate, și le transformă în date structurate pe care sistemele tale le pot folosi. Echipele cu multe documente primite au de obicei nevoie de amândouă, cu un pas de verificare umană pe tot ce extragerea nu recunoaște cu suficientă încredere. Tabelul de mai sus arată și unde se așază CLM-ul față de ele.
-
Pe ce instrumente construiți automatizarea documentelor?
Pe cele care îți dau drumul cel mai scurt, cu cele mai puține licențe noi. Majoritatea implementărilor rulează pe Make, n8n, Zapier sau Power Automate ca strat de orchestrare, cu generare de documente și semnătură electronică prin DocuSign, Documint, Docupilot sau DocuGenerate, iar stocarea în Google Drive sau SharePoint. Suntem partener certificat pe platformele pe care le recomandăm, motiv pentru care îți spunem și când nu ai nevoie de una nouă.
-
Puteți conecta automatizarea documentelor la CRM-ul sau ERP-ul meu?
Da, și de obicei acesta este chiar rostul. Documentele sunt corecte doar în măsura în care este corectă fișa din spatele lor, așa că legăm fluxul de CRM-ul tău și de ERP-ul tău și scriem rezultatele înapoi: date de semnare, valori de contract, linkuri către documente. Lucrăm cu HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Microsoft Dynamics, SAP și Business Central, plus API-uri și baze de date la nevoie.
-
Cât de sigură este automatizarea documentelor și este conformă GDPR?
Documentele sunt gestionate în instrumente enterprise, cu criptare în tranzit și în repaus, acces limitat pe rol și jurnalizare completă. Suntem certificați ISO 27001 și ISO 9001, păstrăm implicit datele în UE și proiectăm fiecare flux pentru GDPR de la început, inclusiv regulile de retenție și un pas de verificare umană pe orice rulează nesupravegheat. Valabilitatea semnăturii rămâne în sarcina furnizorului tău de semnătură electronică, deci o semnătură electronică calificată rămâne calificată.
-
Cât durează o implementare?
Un prim flux de documente este de obicei live în câteva săptămâni, nu trimestre, pentru că îl delimităm la un singur tip de document și un singur indicator măsurabil. Termenele depind de cât de curate sunt datele sursă și de câți aprobatori sunt implicați, nu de document în sine. Ținta pe care o urmărim este recuperarea investiției în mai puțin de șase luni, măsurată față de nivelul stabilit în prima zi. Programează o discuție și o estimăm pe fluxul tău real.
Ai și alte întrebări?
Ești pregătit să-ți eliberezi timpul și să-ți crești afacerea?
Deblochează puterea automatizării și a AI pentru a eficientiza operațiunile, a economisi timp și a accelera creșterea afacerii.
